Rotacja pracowników – co nas nie zabije…?

Rotacja (fluktuacja, mobilność zawodowa) pracowników to sytuacja, w której pracownicy przychodzą i odchodzą z danej firmy (dobrowolnie bądź nie). Mogłoby się wydawać, że najlepsza będzie sytuacja w której pracownicy nie będą odchodzili dobrowolnie, a jedynie będą zwalniani w przypadku niskiej efektywności zawodowej. W rzeczywistości jednak sprawa jest dużo bardziej skomplikowana i mniej nie zawsze oznacza lepiej.

Mobilność zawodowa może być pozytywnym zjawiskiem. Ludzie rozwijają się, zmieniają zawody, przeprowadzają się do innych miast / państw, biorą urlopy sabbatical, itd. Praca po kilkanaście lat w jednej organizacji nie jest już standardem, teraz zmiana pracodawcy co 2-3 lata staje się normą. Czym zatem jest ta rotacja – jaki poziom nas zabije, jaki wzmocni i przede wszystkim: jak z nią walczyć (i czy walczyć?).

Najważniejszym pytaniem które powinniśmy sobie zadać jest jaki jest obecny poziom rotacji w naszej firmie. Niektórzy szefowie firm potrafią w środku nocy wyrecytować tą liczbę, inni określają ją w kategoriach “mamy z tym problem” lub nie mamy z tym problemu”. Najczęstszym sposobem wyrażania rotacji jest poziom roczny, bywają również wskaźniki miesięczne bądź kwartalne. Zasada wyliczania jest jednak zawsze taka sama:

Liczba odejść pracowników w ciągu miesiąca*12 podzielona przez średnią liczbę pracowników w firmie w ciągu roku * 100

W zależności od branży, standardowy poziom rotacji będzie bardzo różny, najczęściej jednak plasuje się na poziomie 4-6% dla firm produkcyjnych, 15-20% dla centrów usług wspólnych (SSC) i aż do 30% dla organizacji typu BPO (Business Process Outsourcing). Oczywiście od tej zasady bywają chlubne (i nie chlubne) wyjątki. I o ile rotacja na poziomie 15% jest szokująco wysoka dla dyrektora z firmy produkcyjnej, o tyle te samo 15% jest absolutnym standardem dla dyrektora SSC. Nie oznacza to jednak, że z rotacją nie należy walczyć. Różnica jedynie polega na tym, jaki poziom jest dla naszej organizacji akceptowalny, a jaki uniemożliwia efektywne działanie.

Jeśli znamy już poziom fluktuacji w naszej firmie i wiemy również z jakim poziomem zmaga się nasza bezpośrednia konkurencja, przystępujemy do strategicznej decyzji: co z tym robimy? Czy zostawiamy (bo zatrudnianie nowych, tańszych pracowników bardziej nam się opłaca). Czy walczymy (ale jak???) I w ogóle dlaczego odchodzą?

Pracowałam do tej pory przy zakładaniu trzech firm z perspektywy HRowej. Z doświadczenia wiem, jak ważne jest odpowiednie przygotowanie procesów wspierających zarządzanie zasobami ludzkimi. Procesy HRowe dopasowane do charakterystyki firmy, a jednocześnie dbające o dobrostan pracowników, pomogą nam obniżyć (bądź później zredukować) fluktuację.

W jaki sposób zatem walczyć z rotacją? Na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę:

  • Formy zatrudnienia (tak zwane umowy śmieciowe, podczas gdy nasz bezpośredni konkurent zatrudnia na umowy czasowe bądź na czas nieokreślony)
  • Efektywny proces rekrutacyjny, pozwalający dobrać odpowiednie osoby na odpowiednie stanowiska
  • Wynagrodzenie adekwatne do stanowiska (bardzo przydaje się znajomość realiów rynkowych)
  • Pakiet benefitów odpowiedni dla danego sektora (stanowiska)
  • Możliwości szkoleń i rozwoju, nabywanie nowych umiejętności tak wysoko cenione zwłaszcza przez pokolenie Y
  • Jasno określone i zakomunikowane ścieżki karier
  • Nagrody i pochwały – zwłaszcza dla pokolenia które oczekuje natychmiastowego feedbacku (wyrażanego chociażby ilością like’ów do każdego posta)
  • Bonusy retencyjne, wypłacane pod warunkiem przepracowania danego okresu czasu w firmie
  • Programy dbające o dobrostan pracowników (na przykład work-life balance)
  • Otwarta, dwustronna komunikacja z pracownikiem (bo lepiej zapobiegać niż leczyć)

Tyle na początek. Tylko tyle i aż tyle, jednak bez odpowiednich procesów HRowych, będziemy zmagać się z fluktuacją, która uniemożliwi efektywne działanie naszej firmy (nie mówiąc o kosztach z tym związanych).

Co w sytuacji, kiedy firma istnieje już od wielu lat, a rotacja jest dobrze znanym problemem? Po pierwsze musimy się dowiedzieć dlaczego pracownicy odchodzą. Czy na rynku pojawił się atrakcyjny konkurent? Jeden z kierowników liniowych kompletnie nie radzi sobie z zarządzaniem zespołem? Zadania są zbyt monotonne, bądź wręcz przeciwnie: wszystkiego jest za dużo i za szybko? Poznanie przyczyn odejścia pozwoli nam na efektywne podejście do problemu, inaczej nie będziemy w stanie obniżyć rotacji. Którą przy okazji trzeba na bieżąco monitorować, tak aby sprawdzać czy nasze działania przynoszą zamierzony skutek. Przy okazji zachęcam do zapoznania się z artykułem Exit interview.

 

Na koniec jeszcze jeden ważny aspekt o którym powinniśmy pamiętać, a mianowicie o zarządzaniu wiedzą. Odchodzący pracownicy to również odchodząca wiedza. Powoduje to nie tylko czasowe obniżenie efektywności całej firmy, ale być może trwałe szkody w „zasobach” firmy. Pamiętajmy zatem o dokładnych instrukcjach stanowiskowych, „SOP’ach” (standard operating procedures), dokumentach i mailach przechowywanych na wspólnych dyskach, platformach scalających wiedzę w organizacji i ogólnie o kulturze wymiany informacji. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że nawet jeśli utracimy cennego pracownika, to wiedza dotycząca jego pracy pozostanie z nami.