Nowoczesne technologie w służbie HR

 

Nowoczesne technologie wkradają się w nasze życie codzienne czy tego chcemy czy nie. O ile dla pokolenia Z (urodzonych po roku 2000) jest to naturalne, o tyle dla wcześniejszych pokoleń, takich jak baby-boomers bądź pokolenia X, nie jest to już takie oczywiste. Nic dziwnego, że pokolenie Z jest zwane również pokoleniem C, od angielskiego connect, communicate, change. Jak zatem te zmiany technologiczne wpływają na nasze życie zawodowe? I co zmieniło się w HRach w ostatnich latach?

Po pierwsze zatraca się powoli granica pomiędzy domem a biurem. Coraz częściej zabieramy laptop do domu, bądź logujemy się z domowego komputera. I wcale nie chodzi tylko o dostęp do poczty lub stworzenie kolejnej prezentacji, ale o dostęp do wszystkich zasobów wiedzy firmy. Można sprawdzić co nowego na intranecie, przeglądać pliki wspólne lub skorzystać z portal dla pracowników. System BYOD (bring your own device) jest obecnie wprowadzany przez coraz większą liczbę firm. Również ESS/MSS (employee self-service / manager self-service) to narzędzie obecnie szeroko rozpowszechnione. W ESS pracownicy mogą sprawdzić ilość przysługującego im urlopu, wystąpić o dzień wolny, poprosić o zaświadczenie o zatrudnieniu, bądź zapisać się na szkolenie. Natomiast manager w swoim portalu MSS zatwierdza te wnioski. Decyduje również o podwyżkach i formach bonusów. Wszystko to przy pomocy jednego workflow’u. I na dodatek z domu.

Po drugie liczą się rezultaty, a nie miejsce i czas pracy. Stąd coraz większa popularność telepracy, jako stałego rozwiązania lub przynajmniej czasowego. Dla wielu pracowników, zwłaszcza wyższego szczebla, praca z domu przynajmniej raz w tygodniu jest normą. I coraz więcej firm wprowadza rozwiązania pozwalające na stałe pracować z domu. W dobie nieustannej rywalizacji pomiędzy firmami (na przykład pośród centrów usług wspólnych) takie rozwiązania świadczą i będą w przyszłości świadczyły o przewadze konkurencyjnej.

Po trzecie, powszechny zdalny dostęp do danych firmowych umożliwia outsourcing. Nie tylko branża informatyczna, bądź finansowo-księgowa korzysta z outsourcingu, coraz więcej firm decyduje się na przeniesienie procesów HRowych do innych lokalizacji/dostawców. Najczęściej rozpoczyna się od przeniesienia procesów kadrowo-płacowych, ale również rekrutacja, zarządzanie szkoleniami bądź mobility coraz częściej wykonywane są z odrębnych lokalizacji.

Jak zatem trendy te wpływają bezpośrednio na HR? Oto lista najciekawszych rozwiązań z którymi spotkałam się w ostatnim czasie:

Oprogramowanie służące do przyspieszenia procesów kadrowych i redukcji kosztów. Przydatny zwłaszcza w nowoczesnych firmach, gdzie odchodzi się od tradycyjnego modelu HRowego („wszystko w rękach kadr i płac”), a gdzie przenosi się część procesów na stronę biznesu – managera liniowego. Taki manager może w systemie złożyć wniosek o zatrudnienie, zaproponować formy zatrudnienia, zmieniać stanowiska, inicjować bonusy i podwyżki, nadzorować czas pracy podległych mu pracowników. Niewątpliwą zaletą tego systemu jest kontrolna poprawności wprowadzanych danych, automatyzacja powtarzanych czynności, a także wygodna platforma obiegu e-dokumentów. I co najważniejsze, zaoszczędzony w ten sposób czas może zostać przeznaczony na działania dodające wartości w organizacji. Wszystko to pozwala na obniżenie kosztów bezpośrednich, a także lepsze zarządzanie strukturą płac.

Oprogramowanie służące do planowania i realizacji programu zarządzania talentami w organizacji. Każdy manager i dyrektor działu posiada na swoim tablecie aplikację, dzięki której przegląda ścieżki karier podległych mu pracowników. Otrzymuje natychmiastowy dostęp do historii zatrudnienia pracownika, przebytych szkoleń i praktyk, historię corocznych ocen okresowych i oczywiście zdjęcie. Dzięki temu planowanie i zarządzanie talentami w organizacji staje się płynnym i efektywnym procesem.

Platforma wspierająca rozwój w organizacji. Platforma ta umieszczona na wewnętrznym portalu firmy (a więc dostępna dla pracowników w każdej chwili i z dowolnego urządzenia), wspiera otwartą komunikację, jest znakomitym źródłem wiedzy i dostępnych zasobów w firmie, a także ułatwia zarządzanie projektami, zadaniami i kalendarzem. I co najważniejsze, rozbudowane profile pracowników i jej funkcje społecznościowe powodują, że wiedza pozostaje wewnątrz organizacji, a nie jest tracona wraz z odejściem pracownika.

Platforma to raportowania wyników w czasie rzeczywistym (RTR, real-time-reporting). Niezwykle przydatne w czasie szkoleń, procesów rekrutacyjnych bądź w trakcie spotkań zespołowych. Uczestnicy szkolenia lub spotkania głosują elektronicznie na wybrane tematy, trener (przełożony) ma natychmiastowy dostęp do wyników, natomiast kandydat do pracy może na miejscu wypełnić test umiejętności wymaganych na danym stanowisku. Niezwykle użyteczne narzędzie w wielu obszarach HRu.