Kodeks Postępowania Etycznego

Podczas mojej dwudziestoletniej pracy w dziale Zarządzania Zasobami Ludzkimi niejednokrotnie spotykałam się z Kodeksami Postępowania Etycznego. Były one mniej lub bardziej rozbudowane, w zależności od pochodzenia firmy – matki. Koncerny amerykańskie zdecydowanie przodują w Kodeksach długich, skomplikowanych, napisanych językiem prawniczym i niestety niezrozumiałych przez pracowników podpisujących. Tymczasem Kodeks może być napisany językiem zrozumiałym, językiem korzyści i jako taki może stanowić doskonałe narzędzie wspierające zarządzanie w firmie. Żaden Kodeks nie zastąpi zdrowego rozsądku ani dobrej oceny sytuacji, ale dobrze byłoby gdyby posiadał następujące cechy charakterystyczne:

 

  • Odwoływać się do specyfiki firmy. Firmy sprzedające usługi powinny posiadać inne Kodeksy od firm produkcyjnych lub (na przykład) farmaceutycznych. Używanie nazw „Konsument”, „Klient”, „Pacjent” „Odbiorca” zamiennie jest mylące.
  • Powinien być napisany językiem korzyści. Co pracownicy zyskają dzięki stosowaniu się do zasad Kodeksu? Jak zyska na tym firma? A jak skorzystają nasi klienci, współpracując z firmą postępującą etycznie? Pracownicy powinni oczywiście posiadać wiedzę na temat ewentualnych konsekwencji nie przestrzegania Kodeksu, ale pisanie „Pracownik zostanie zwolniony w trybie natychmiastowym jeśli nie będzie przestrzegał…. (i tu następuje cały 20-stronnicowy Kodeks)” nie ma sensu.
  • Dostosowany do uwarunkowań prawnych danego kraju. Zwykłe tłumaczenie amerykańskiego Kodeksu na język polski (z odwołaniem bezpośrednio do Konstytucji Stanów Zjednoczonych bądź rezolucji Organizacji Narodów Zjednoczonych) również mija się z celem.
  • Dobrze jeśli zawiera list przewodni od Dyrektora Generalnego. Wyjaśnienie jaką korzyść stanowi taki Kodeks, jak jest rozumiany i przestrzegany na najwyższych poziomach organizacji, może być bardzo pozytywnym wzmocnieniem przekazu.
  • Informacje o akcjach / obligacjach, a zwłaszcza o zakazie posiadania takowych bardzo często znajduje się na stronach Kodeksu. W takich sytuacjach dobrze byłoby, żeby taka sama informacja znalazła się w umowach o pracę, a nawet jeszcze na etapie rekrutacji. Dotyczy do zwłaszcza sytuacji gdzie firmy bezpośrednio ze sobą konkurujące posiadają na rynku pakiet akcji, który może być zakupiony przez dowolną osobę. Jeśli oczekujemy, że nasi pracownicy nie będą posiadali akcji / obligacji firm z nami konkurujących, musimy ich o tym poinformować albo przed zatrudnieniem, albo dać im czas na sprzedaż tuż po zatrudnieniu.
  • Mówi się, że nieznajomość prawa nie chroni przed karą. I to prawda. Upewnijmy się jednak, że pracownicy znają i rozumieją Kodeks Postępowania Etycznego. Program wprowadzający (induction program) to pierwsza okazja dla nowozatrudnionych pracowników, aby zapoznać się z Kodeksem. Sesja ta powinna precyzyjnie wyjaśniać zapisy Kodeksu, zachęcać do spokojnej i dokładnej analizy tekstu, a także odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą się pojawić. Na późniejszym etapie zatrudnienia pracownik powinien mieć bezpośredni dostęp do tekstu Kodeksu (zarówno papierowo, jak i w wersji elektronicznej). Dobrze, jeśli w firmie zatrudniony jest pracownik dedykowany do „opieki” nad Kodeksem i do którego można się zgłosić w razie jakichkolwiek wątpliwości.
  • W Kodeksie powinna się znaleźć adnotacja o dopasowaniu odpowiedzialności pracownika do poziomu danego stanowiska. We wszystkich firmach, z którymi pracowałam, obowiązywał jeden Kodeks dla wszystkich pracowników. Zawsze jednak znajdowała się w nim informacja o innych oczekiwaniach w stosunku do szeregowych pracowników, a innych w stosunku do przełożonych.
  • Kodeks powinien świadczyć o stabilności firmy, jej wartościach i zobowiązaniach w stosunku do zarządu, pracowników, klientów oraz do społecznego otoczenia. Dobrze jeśli nie jest zmieniany co trzy miesiące, ale regularne przeglądy są wysoce zalecane.