Exit interview

Exit interview, nazwany czasami kwestionariuszem wyjściowym, jest szeroko stosowaną praktyką HRową. Przy czym nie chodzi o sam kwestionariusz jako taki, a raczej o okazję do spotkania z pracownikiem odchodzącym z firmy. Czasami spotykam się jednak z opinią, że exit interviews nie przynoszą żadnych korzyści. Bo pracownik odchodzący nie odpowie szczerze na nasze pytania (nie zależy mu na firmie, albo nie chce palić za sobą mostów), wykorzysta okazję ma załatwienie ostatnich interesów (na przykład przedstawi przełożonego w niekorzystnym świetle), bądź po prostu nie będzie chciał wziąć udziału w takiej rozmowie. I rzeczywiście, z mojego doświadczenia wynika, że około 60% pracowników wypełnia formularze exit interviews. Jak dla mnie to wystarczający powód, żeby wprowadzić taką procedurę. Korzyści z informacji zawartych w kwestionariuszach są bowiem większe niż wysiłek w nie włożony.

Co jest zatem kluczem do sukcesu? O czym musimy pamiętać wprowadzając proces exit interviews do firmy? Oto 10 najprostszych porad:

  1. Należy dobrze przygotować kwestionariusz, zawierający zarówno pytania otwarte, jak i zamknięte, dostosowane do specyfiki firmy.
  2. Pytania zamknięte, najlepiej oceniane w skali 1-5 (na przykład 1:najmniej; 5:najwięcej), pozwalają na usystematyzowanie odpowiedzi. Dzięki temu będziemy znali statystyczne odpowiedzi na pytanie co skłoniło pracownika do odejścia z firmy lub jak pracownik postrzegał atmosferę w firmie.
  3. Pytania otwarte pozwalają pracownikowi na przekazanie innych odpowiedzi, które nie były zawarte w pytaniach zamkniętych.
  4. Kwestionariusz powinien być zbudowany w taki sposób, aby pracownik mógł go sam wypełnić i odesłać do odpowiedniego działu (jeśli nie chce brać udziału w rozmowie).
  5. Exit interviews są najczęściej przeprowadzane przez osoby z działu HR (raczej nie powinien to być przełożony lub ktoś z zarządu firmy). Dobrze, jeżeli rozmowa taka jest przeprowadzana przez osobę odpowiedzialną za rekrutację, tym sposobem możemy zamknąć cykl on- i off-boardingu.
  6. Zaproszenie na spotkanie powinno zostać wysłane do pracownika w momencie kiedy złożone wypowiedzenie jest potwierdzone i nieodwołane. Samo złożenie wypowiedzenia nie jest równoznaczne z odejściem, może rozpocząć jedynie proces negocjacji z pracownikiem.
  7. Spotkanie powinno się odbyć w ostatnim dniu pracy, oczywiście jeżeli istnieje taka możliwość. Przeprowadzanie exit interview tuż po złożonym wypowiedzeniu (a przy trzymiesięcznym okresie wypowiedzenia), po prostu nie ma sensu.
  8. W zależności od skali odejść (rozmiaru firmy), raz na kwartał bądź raz na pół roku, przygotowujemy zbiorczy raport z exit interviews. Celem takiego raportu jest zrozumienie powodów odejść oraz przygotowanie akcji przeciwdziałających odejściom na przyszłość.
  9. Akcje poprawcze naprawdę wprowadzamy w życie (oczywiście te możliwe do wprowadzenia). Bardzo dobrym przykładem może tutaj być konkretny przełożony, z którego zespołu odchodzi wiele osób oraz kroki jakie podejmiemy, żeby zrozumieć i odpowiednio pokierować tą sytuacją.
  10. Wierzmy w to, co mówią odchodzący pracownicy. Wiele z tych komentarzy jest bardzo cennych i pomoże nam wzmocnić pozycję naszej firmy na rynku pracy.